Tăng hiệu suất lên 40% với những đinh tán này?

Tôi từng nghĩ hiệu quả đến từ việc yêu cầu nhóm làm việc nhanh hơn. Tại chỗ, cách tiếp cận đó tạo ra nhiều sai sót hơn, lãng phí vật liệu hơn và phải dọn dẹp nhiều hơn. Câu hỏi hay hơn rất đơn giản: liệu các đinh tán kim loại phù hợp có thể giúp nhóm hoàn thành công việc tương tự với ít độ trễ hơn không? Trong một số dự án, hệ thống đinh tán được lên kế hoạch tốt có thể giảm thời gian đóng khung tới 40%. Kết quả đó không phải là tự động. Nó phụ thuộc vào thiết kế đinh tán, cách bố trí tường, kinh nghiệm của thợ, công cụ và điều kiện tại địa điểm. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp bạn đo lường được lợi ích thực sự. ## Trường hợp thường bị mất thời gian Sự chậm trễ nhỏ có thể xảy ra trong toàn bộ dự án: - Cắt đinh tán theo chiều dài không nhất quán - Tìm kiếm vật liệu phù hợp - Kiểm tra lại vị trí tường - Sửa các khung không bằng phẳng - Mang các phần nặng qua địa điểm - Chờ giao dịch khác kết thúc - Loại bỏ các phần bị hư hỏng hoặc không sử dụng Những vấn đề này ảnh hưởng nhiều hơn đến số giờ lao động. Họ có thể đẩy lùi công việc điện, cách nhiệt, lắp đặt tấm thạch cao và kiểm tra lần cuối. ## Cách sử dụng các đinh tán phù hợp để hỗ trợ quy trình làm việc suôn sẻ hơn Các đinh tán kim loại nhẹ dễ di chuyển và định vị hơn nhiều vật liệu đóng khung truyền thống. Khi kích thước nhất quán, công nhân sẽ mất ít thời gian hơn để điều chỉnh. Một hệ thống thực tế sẽ giúp nhóm của bạn: - Đọc số đo nhanh chóng - Cắt ít mảnh hơn tại chỗ - Giữ các đường tường thẳng - Bảo quản vật liệu theo thứ tự rõ ràng - Giảm việc nâng và xử lý - Tạo các lỗ mở sạch sẽ cho cửa ra vào và các dịch vụ Tôi đặc biệt chú ý đến mối liên hệ giữa lựa chọn sản phẩm và quy hoạch địa điểm. Một chiếc đinh có sức bền tốt nhưng khả năng xử lý kém vẫn có thể làm chậm công việc. Tùy chọn nhẹ hơn có thể tiết kiệm thời gian nhưng cần được hỗ trợ thêm nếu thiết kế tường yêu cầu. Sự lựa chọn tốt nhất phù hợp với chiều cao tường, khoảng cách, tải trọng, nhu cầu chữa cháy, độ ẩm và yêu cầu xây dựng tại địa phương. ## Một cách đơn giản để đo lường kết quả Trước khi thay đổi tài liệu, hãy ghi lại một ngày làm việc bình thường. Viết ra: 1. Chiều dài bức tường được đóng khung 2. Số lượng công nhân thực hiện nhiệm vụ 3. Số giờ dành cho việc bố trí và lắp đặt 4. Số lượng đinh tán đã sử dụng 5. Số lượng cắt và lãng phí 6. Thời gian sửa chữa sai sót Sau đó, sử dụng các đinh tán mới trên một phần tương tự của dự án. Ví dụ: một nhóm bốn người có thể đóng khung 100 mét vuông trong 20 giờ bằng phương pháp thông thường. Một hệ thống đinh tán kim loại theo kế hoạch có thể giảm thời gian làm việc xuống còn 12 hoặc 14 giờ trên một phần tương tự. Điều đó tương đương với việc giảm 30% đến 40% thời gian đóng khung cho tác vụ cụ thể đó. Con số phải đến từ hồ sơ của chính bạn chứ không phải là một lời hứa rộng rãi. ## Một ví dụ thực tế về địa điểm Hãy tưởng tượng một văn phòng nhỏ được cải tạo với nhiều bức tường ngăn thẳng. Đội nhận được các đinh tán được sắp xếp theo chiều dài. Các đường tường được đánh dấu trước khi vật liệu đến. Độ mở của cửa được đo trước và công nhân giữ ốc vít và dụng cụ gần khu vực làm việc. Nhóm chỉ cắt một số lượng nhỏ các mảnh trên trang web. Mỗi phần tường được kiểm tra trước khi giao dịch tiếp theo bắt đầu. Thiết lập này có thể giảm bớt việc đi bộ, chờ đợi và đo lặp lại. Nó cũng làm cho công việc dễ dàng hơn để xem xét. Nếu xuất hiện vấn đề, nhóm có thể tìm ra trước khi ván che khung. Bản thân chiếc đinh tán chỉ là một phần của kết quả. Lập kế hoạch tạo ra phần còn lại. ## Các bước có thể cải thiện năng suất ### Kiểm tra thiết kế tường Xác nhận khoảng cách đinh tán, chiều cao tường, kích thước lỗ mở và nhu cầu hỗ trợ trước khi đặt hàng vật liệu. Một lỗi vẽ nhỏ có thể dẫn đến lãng phí lớn. ### Thứ tự kích thước nhất quán Kích thước hỗn hợp có thể hữu ích cho các phần đặc biệt, nhưng chúng có thể làm chậm quy trình làm việc chính. Sử dụng một lịch trình rõ ràng để công nhân biết những gì thuộc về mỗi bức tường. ### Chuẩn bị bố cục Đánh dấu các đường sàn và trần trước khi bắt đầu lắp đặt. Bao gồm các cửa mở, các tuyến đường dịch vụ và các giao lộ trên tường. ### Giữ nguyên vật liệu ở gần Đặt các bó gần khu vực làm việc mà không cản trở lối vào. Bảo quản tốt giúp giảm sự di chuyển không cần thiết và bảo vệ đinh tán khỏi bị hư hại. ### Sử dụng dụng cụ phù hợp Dụng cụ cắt và buộc chặt phù hợp giúp duy trì kết quả ổn định. Người lao động nên làm theo hướng dẫn của sản phẩm và đeo thiết bị bảo hộ phù hợp. ### Kiểm tra từng phần Kiểm tra căn chỉnh, khoảng cách, kết nối và khe hở trước khi che khung. Việc kiểm tra sớm thường mất ít thời gian hơn so với việc sửa chữa sau này. ## Những điều cần cân nhắc trước khi chuyển đổi Đinh tán kim loại không phù hợp với mọi bức tường hoặc mọi địa điểm nếu không có kế hoạch phù hợp. Các ứng dụng chịu tải có thể yêu cầu hệ thống được thiết kế và các bộ phận được phê duyệt. Tường chống cháy, cách âm hoặc chống ẩm có thể cần các sản phẩm và phương pháp lắp đặt cụ thể. Yêu cầu thông tin kỹ thuật phù hợp với dự án của bạn. Kiểm tra kích thước, lớp phủ, độ dày, dữ liệu tải và hướng dẫn lắp đặt. Yêu cầu của địa phương cũng có vấn đề. Tôi sẽ không chọn một sản phẩm chỉ dựa trên con số hiệu quả lớn. Câu hỏi hữu ích là liệu các đinh tán có phù hợp với công việc, giảm bớt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và giúp nhóm duy trì chất lượng ổn định hay không. Có thể cải thiện được 40% đối với một số nhiệm vụ đóng khung, trong khi một dự án khác có thể cho kết quả nhỏ hơn. Theo dõi số giờ, sự lãng phí và việc làm lại để quyết định của bạn dựa trên dữ liệu trang web. Hiệu quả tốt hơn đến từ một quy trình được kết nối: đinh tán phù hợp, đo lường chính xác, lưu trữ rõ ràng, công nhân được đào tạo và kiểm tra thường xuyên. Khi các bộ phận này làm việc cùng nhau, nhóm có thể dành ít thời gian hơn để khắc phục sự cố và có nhiều thời gian hơn để đưa dự án về phía trước.

Khi một dự án phụ thuộc vào khung chắc chắn, thẳng và đáng tin cậy thì chất lượng của từng đinh tán rất quan trọng. Tôi đã thấy các đội mất thời gian vì đinh tán bị cong, kích thước khác nhau hoặc cần cắt thêm trước khi lắp đặt. Những vấn đề nhỏ này có thể ảnh hưởng đến việc căn chỉnh tường, thời gian lao động và độ hoàn thiện cuối cùng. Các đinh tán hiệu suất cao giúp tạo ra quy trình làm việc dễ dự đoán hơn. Chúng hỗ trợ bố cục rõ ràng, cài đặt ổn định và kiểm soát tốt hơn việc sử dụng vật liệu. Tôi bắt đầu bằng cách kiểm tra các yêu cầu của dự án. Chiều cao của tường, khoảng cách, nhu cầu tải trọng, độ ẩm và các yêu cầu xây dựng tại địa phương đều ảnh hưởng đến việc lựa chọn đinh tán phù hợp. Vách ngăn nội thất nhẹ nhàng có thể cần một sản phẩm khác với bức tường cao hơn, bức tường phụ hoặc khu vực có độ ẩm cao hơn. Sử dụng cùng một sản phẩm cho mọi ứng dụng có thể tạo ra những vấn đề có thể tránh được. Một kế hoạch vật chất rõ ràng giúp tôi sắp xếp công việc phù hợp thay vì dựa vào sự phỏng đoán. Tôi cũng chú ý đến tính nhất quán về kích thước. Các đinh tán đồng nhất giúp dễ dàng đánh dấu các lỗ hở, đặt đường ray, lắp đặt bảng và giữ cho bề mặt bằng phẳng. Khi kích thước khác nhau, công nhân có thể cần phải điều chỉnh từng bộ phận bằng tay. Điều đó làm tăng thêm sự chậm trễ nhỏ trong toàn bộ dự án. Ví dụ, một nhà thầu làm việc về vách ngăn văn phòng ở Manchester đã báo cáo rằng các đinh tán bằng thép có kích thước tốt hơn giúp giảm việc cắt tỉa lặp đi lặp lại xung quanh các cửa mở. Nhóm vẫn cần điều chỉnh trang web bình thường nhưng quá trình cài đặt diễn ra với ít gián đoạn hơn. Chất lượng vật liệu cũng ảnh hưởng đến việc xử lý. Đinh tán quá mỏng so với mục đích sử dụng có thể bị uốn cong trong quá trình lắp đặt. Một đinh tán có các cạnh gồ ghề có thể làm chậm quá trình xử lý và tạo ra những lo ngại về an toàn. Các sản phẩm có độ dày phù hợp, các cạnh sạch sẽ và hình dạng ổn định sẽ dễ dàng đặt và cố định hơn. Tôi thích xem lại dữ liệu sản phẩm trước khi đặt hàng. Các chi tiết hữu ích bao gồm: - Loại vật liệu - Độ dày và chiều rộng - Tùy chọn chiều dài - Lớp phủ hoặc bảo vệ chống ăn mòn - Thông tin tải trọng - Phương thức kết nối - Khả năng tương thích với đường ray, bảng và ốc vít - Điều kiện đóng gói và giao hàng Những chi tiết này cung cấp cho nhóm một tài liệu tham khảo chung. Chúng cũng giúp việc so sánh sản phẩm từ các nhà cung cấp khác nhau trở nên dễ dàng hơn. Hiệu suất tốt không chỉ ở bản thân chiếc đinh tán. Lưu trữ và xử lý đóng một phần. Tôi giữ các bó trên bề mặt phẳng, khô ráo và bảo vệ chúng khỏi nước đọng. Công nhân di chuyển chúng một cách cẩn thận hơn là kéo chúng trên mặt đất gồ ghề. Một kế hoạch lưu trữ đơn giản có thể làm giảm vết trầy xước, uốn cong và lãng phí trang web. Thói quen cài đặt cũng quan trọng. Tôi đánh dấu các vị trí chốt từ cùng một đường tham chiếu và kiểm tra kích thước của lỗ trước khi cố định khung. Phải chuẩn bị sẵn thước đo, thước dây, súng vặn vít và ốc vít thích hợp trước khi bắt đầu công việc. Khi nhóm kiểm tra sự căn chỉnh trong quá trình cài đặt, các lỗi nhỏ sẽ dễ sửa hơn. Quy trình làm việc thực tế có thể như sau: 1. Xác nhận thiết kế và khoảng cách của các bức tường. 2. Kiểm tra việc giao hàng so với đơn hàng. 3. Phân chia các đinh tán theo chiều dài và cách sử dụng. 4. Đánh dấu đường ray sàn và trần. 5. Sửa các bản nhạc theo đúng dòng. 6. Đặt đinh tán và kiểm tra khoảng cách. 7. Gia cố các lỗ hở ở nơi thiết kế yêu cầu. 8. Kiểm tra căn chỉnh trước khi lắp đặt bảng. Cách tiếp cận này giúp công việc trở nên rõ ràng đối với cả người cài đặt có kinh nghiệm và thành viên nhóm mới. Tôi cũng tránh việc chỉ chọn sản phẩm dựa trên giá mua thấp nhất. Một đinh tán rẻ hơn có vẻ hấp dẫn, nhưng việc cắt thêm, các bộ phận bị hư hỏng, lắp đặt chậm hơn hoặc đơn đặt hàng thay thế có thể làm tăng tổng chi phí dự án. Sự so sánh tốt hơn bao gồm giá nguyên vật liệu, xử lý, nhân công, chất thải và giao hàng. Việc cải tạo căn hộ nhỏ cho thấy lý do tại sao điều này lại quan trọng. Người lắp đặt đã sử dụng những chiếc đinh tán không phù hợp cho bức tường phòng tắm. Một số phần cần được điều chỉnh và bề mặt tường cần được chỉnh sửa thêm trước khi lắp các tấm ván. Ở căn phòng tiếp theo, nhóm sử dụng các đinh tán có kích thước phù hợp hơn và lên kế hoạch cho các vị trí mở trước khi lắp đặt. Bức tường thứ hai cần ít sự điều chỉnh hơn và tạo ra bề mặt ván mịn hơn. Các đinh tán hiệu suất cao không loại bỏ nhu cầu thiết kế phù hợp hoặc lắp đặt có tay nghề cao. Họ cung cấp cho phi hành đoàn một vật liệu ổn định hơn để làm việc. Kết quả tốt nhất đến từ việc kết hợp sản phẩm với ứng dụng, kiểm tra chi tiết trước khi giao hàng và kiểm soát quá trình cài đặt. Khi lên kế hoạch đóng khung, tôi tập trung vào ba câu hỏi: Chiếc đinh tán có phù hợp với thiết kế tường không? Nhóm có thể cài đặt nó mà không cần chỉnh sửa nhiều lần không? Vật liệu có còn phù hợp trong quá trình bảo quản và sử dụng không? Câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này sẽ giúp biến một quá trình định hình khó khăn thành một quá trình dễ quản lý hơn.

Tôi từng nghĩ làm được nhiều việc hơn có nghĩa là phải làm việc nhiều giờ hơn. Danh sách nhiệm vụ của tôi ngày càng dài ra, vì vậy tôi trả lời tin nhắn trong khi ăn, di chuyển giữa các dự án và thực hiện công việc chưa hoàn thành đến tối. Kết quả là có nhiều hoạt động hơn, không phải lúc nào cũng tiến bộ hơn. Quy trình làm việc nhẹ nhàng hơn bắt đầu bằng một sự thay đổi đơn giản: Tôi quyết định điều gì đáng để tôi quan tâm trước khi ngày bắt đầu. ### Chọn một kết quả hữu ích Một danh sách nhiệm vụ dài có thể khiến mọi nhiệm vụ đều có vẻ cấp bách. Bây giờ tôi chọn một kết quả chính trong ngày. Nó có thể là: - Hoàn thành bản thảo đầu tiên của đề xuất khách hàng - Chuẩn bị dữ liệu cho cuộc họp nhóm - Khắc phục sự cố thanh toán trên trang web - Hoàn thành phần tiếp theo của hướng dẫn đào tạo Kết quả này giúp công việc của tôi có định hướng rõ ràng. Những nhiệm vụ nhỏ hơn vẫn quan trọng nhưng chúng hỗ trợ cho kết quả chính thay vì kiểm soát thời gian trong ngày. Khi tôi cập nhật trang web, tôi thường dành cả buổi sáng để kiểm tra các chi tiết thiết kế nhỏ. Trang trông đẹp hơn nhưng vấn đề thanh toán chính vẫn còn. Sau khi thay đổi gói của mình, tôi đã kiểm tra quy trình thanh toán trước khi chạm vào các chi tiết trực quan. Lựa chọn đó đã giúp tôi tiến triển dự án với ít nỗ lực lãng phí hơn. ### Biến những dự án lớn thành những hành động hữu hình “Làm báo cáo” quá mơ hồ. Nó không bảo tôi phải làm gì khi tôi ngồi xuống. Tôi chia nó thành các hành động như: 1. Thu thập số liệu bán hàng 2. Kiểm tra số liệu so với tháng trước 3. Viết ba phát hiện 4. Thêm phát hiện vào báo cáo 5. Xem lại tài liệu để tìm thông tin còn thiếu Mỗi hành động đều có điểm kết thúc rõ ràng. Điều này làm giảm nỗ lực tinh thần cần thiết để quyết định điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Một nhiệm vụ hữu ích thường bắt đầu bằng một động từ: viết, gọi điện, kiểm tra, so sánh, gửi, chỉnh sửa hoặc lập kế hoạch. Nếu tôi không thể mô tả hành động tiếp theo thì nhiệm vụ đó có lẽ cần phải nhỏ hơn. ### Nhóm các công việc tương tự lại với nhau Mọi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ đều cần sự chú ý. Một tin nhắn làm gián đoạn một báo cáo. Một cuộc họp phá vỡ một phiên thiết kế. Một yêu cầu nhanh chóng có thể chỉ mất hai phút nhưng khiến tâm trí tôi tập trung vào nó lâu hơn nhiều. Tôi nhóm các nhiệm vụ tương tự thành các khối: - Trả lời tin nhắn vào những thời điểm đã định - Xử lý các cuộc gọi cùng nhau - Xem xét tài liệu trong một phiên - Giữ công việc tập trung mà không bị thông báo - Xử lý công việc quản trị viên thường xuyên sau nhiệm vụ chính của dự án. Điều này không yêu cầu một lịch trình nghiêm ngặt. Tôi chỉ cần một khoảng thời gian rõ ràng cho công việc tập trung và một khoảng thời gian riêng cho những yêu cầu nhỏ hơn. Khi tôi viết, tôi đóng email và tắt thông báo trò chuyện. Khi tôi xử lý email, tôi không tiếp tục quay lại tài liệu. Công việc cảm thấy nhẹ nhàng hơn vì tôi tập trung vào một công việc. ### Sử dụng thói quen lập kế hoạch ngắn gọn Kế hoạch hàng ngày của tôi mất khoảng mười phút. Tôi tự hỏi: - Kết quả nào sẽ làm cho ngày hôm nay có ích? - Nhiệm vụ nào hỗ trợ cho kết quả đó? - Điều gì có thể làm gián đoạn công việc? - Có thể đợi được gì? - Hành động nhỏ nhất tôi có thể bắt đầu là gì? Tôi đặt nhiệm vụ chính vào khoảng thời gian trong ngày khi năng lượng của tôi ổn định. Một số người làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Những người khác tập trung tốt hơn sau đó. Khoảng thời gian hữu ích là khoảng thời gian tôi có thể làm việc mà không bị ép buộc phải thường xuyên bị phân tâm. ### Loại bỏ các điểm ma sát nhỏ Năng suất thường được cải thiện khi các chướng ngại vật đơn giản biến mất. Tôi giữ các tập tin được sử dụng thường xuyên trong một thư mục. Tôi sử dụng các câu trả lời đã lưu cho các câu hỏi phổ biến của khách hàng. Tôi chuẩn bị ghi chú cuộc họp trước cuộc gọi. Tôi giữ một danh sách kiểm tra ngắn cho công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: chủ doanh nghiệp nhỏ có thể mất thời gian tìm kiếm chi tiết sản phẩm trước khi trả lời khách hàng. Một bảng thông tin được chia sẻ với giá cả, chi tiết giao hàng và các câu trả lời chung có thể giúp việc chuẩn bị những câu trả lời đó dễ dàng hơn. Nó cũng cung cấp cho nhóm một nơi để kiểm tra thông tin. Mục tiêu không phải là tự động hóa mọi phần của công việc. Đó là để tránh giải quyết đi giải quyết lại cùng một vấn đề nhỏ. ### Bảo vệ thời gian cho những công việc có ý nghĩa Một lịch đầy những cuộc họp có thể không còn chỗ trống cho những công việc đòi hỏi phải suy nghĩ. Tôi xem lại từng cuộc họp và hỏi: - Tôi có cần tham dự không? - Có thể quyết định bằng tin nhắn được không? - Có mục đích rõ ràng không? - Cần chuẩn bị những gì trước cuộc họp? - Tiếp theo cần có hành động gì? Một cuộc họp ngắn hơn với một quyết định rõ ràng có thể hữu ích hơn một cuộc thảo luận dài dòng mà không có bước tiếp theo. Tôi cũng chừa khoảng trống giữa những nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe. Một khoảng nghỉ ngắn giúp tôi có thời gian ghi lại ghi chú, cập nhật danh sách nhiệm vụ và thiết lập lại trước khi chuyển sang việc khác. ### Xem lại quá trình, không chỉ kết quả Vào cuối ngày, tôi dành vài phút để kiểm tra xem chuyện gì đã xảy ra. Tôi nhìn vào: - Nhiệm vụ tôi đã hoàn thành - Nhiệm vụ còn dang dở - Sự gián đoạn khiến tôi chú ý nhất - Bước cảm thấy khó khăn hơn mong đợi - Một thay đổi có thể giúp ích cho ngày mai. Đánh giá này không phải là đánh giá về năng suất của tôi. Nó giúp tôi tìm ra các mẫu. Nếu cùng một nhiệm vụ vẫn chưa được hoàn thành trong vài ngày, nó có thể quá lớn, không rõ ràng hoặc được đặt không đúng lúc. Làm được nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn không có nghĩa là lấp đầy từng phút. Nó có nghĩa là sắp xếp công việc quan trọng ở một nơi rõ ràng, giảm bớt sự chuyển đổi có thể tránh được và làm cho hành động tiếp theo trở nên dễ dàng nhìn thấy. Một kế hoạch nhỏ hơn, một khoảng thời gian làm việc yên tĩnh hơn và một bản đánh giá ngắn gọn có thể tạo ra nhiều tiến bộ hơn so với một danh sách nhiệm vụ dày đặc.

Một quy trình làm việc bận rộn có thể khiến những nhiệm vụ đơn giản trở nên khó khăn. Các tập tin nằm ở những nơi khác nhau, các tin nhắn làm gián đoạn công việc tập trung và các thành viên trong nhóm có thể lặp lại các bước tương tự mà không hề hay biết. Tôi nhận thấy rằng việc cải thiện quy trình làm việc không đòi hỏi phải thay đổi toàn bộ hệ thống. Những điều chỉnh nhỏ có thể làm giảm sự nhầm lẫn, giúp theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và giúp mọi người có nhiều thời gian hơn cho những công việc có ý nghĩa. ### Bắt đầu với quy trình hiện tại. Tôi bắt đầu bằng cách viết ra cách một nhiệm vụ chuyển từ yêu cầu đến hoàn thành. Ví dụ: - Khách hàng gửi yêu cầu qua email - Một thành viên trong nhóm sao chép chi tiết vào bảng tính - Một người khác kiểm tra yêu cầu - Nhiệm vụ chuyển sang sản xuất - Tác phẩm đã hoàn thành được gửi lại để phê duyệt Danh sách đơn giản này thường hiển thị những nơi xảy ra sự chậm trễ. Một nhiệm vụ có thể chờ phê duyệt, chuyển qua quá nhiều người hoặc yêu cầu nhập cùng một thông tin nhiều lần. Một cái nhìn rõ ràng về quy trình hiện tại mang lại cho tôi một điểm khởi đầu hữu ích. ### Loại bỏ công việc lặp đi lặp lại Công việc lặp đi lặp lại mất thời gian và có thể tạo ra những lỗi nhỏ. Tôi tìm kiếm các hành động như: - Sao chép chi tiết khách hàng giữa các công cụ - Gửi cùng một thông báo trạng thái - Đổi tên tệp bằng tay - Kiểm tra cùng một thông tin ở nhiều nơi - Tạo báo cáo từ các bảng tính riêng biệt Một mẫu dùng chung có thể giảm việc viết lặp lại. Tên tệp tiêu chuẩn có thể giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn. Một biểu mẫu đơn giản có thể thu thập thông tin mà nhóm cần trước khi bắt đầu công việc. Tự động hóa có thể hỗ trợ các hoạt động thường ngày nhưng tôi chỉ sử dụng nó khi quy trình đã rõ ràng. Tự động hóa một quy trình khó hiểu có thể làm cho sự nhầm lẫn khó được phát hiện hơn. ### Giữ thông tin nhiệm vụ ở một nơi Khi các bản cập nhật được lan truyền trên email, cuộc trò chuyện, ghi chú và tệp cá nhân, mọi người có thể làm việc từ những thông tin khác nhau. Tôi muốn giữ mỗi nhiệm vụ được kết nối với: - Yêu cầu - Người chịu trách nhiệm - Ngày đến hạn - Trạng thái hiện tại - Các tệp liên quan - Hành động tiếp theo Điều này mang lại cho nhóm một cái nhìn chung. Mọi người có thể kiểm tra tiến trình mà không cần yêu cầu cập nhật nhiều lần. Một nhóm tiếp thị nhỏ đã sử dụng phương pháp này cho các yêu cầu chiến dịch. Trước khi thay đổi, các ý tưởng đến qua tin nhắn trò chuyện và email. Sau khi nhóm thêm biểu mẫu yêu cầu và bảng nhiệm vụ chung, mỗi chiến dịch đều có chủ sở hữu, vị trí tệp và giai đoạn xem xét rõ ràng. Nhóm vẫn có những khoảng thời gian bận rộn nhưng có ít nhiệm vụ bị bỏ sót hơn. ### Xác định quyền sở hữu rõ ràng Một nhiệm vụ không có chủ sở hữu có thể vẫn chưa hoàn thành, ngay cả khi nhiều người biết về nó. Tôi phân công một người hướng dẫn từng công việc. Các thành viên khác trong nhóm có thể hỗ trợ công việc, nhưng một người nên biết điều gì cần xảy ra tiếp theo. Một bản mô tả nhiệm vụ hữu ích sẽ trả lời bốn câu hỏi: 1. Cần phải làm gì? 2. Ai chịu trách nhiệm? 3. Kết quả hoàn thiện trông như thế nào? 4. Cần có thông tin gì trước khi bắt đầu công việc? Quyền sở hữu rõ ràng làm giảm các tin nhắn qua lại và giúp mọi người đưa ra quyết định ít chậm trễ hơn. ### Sử dụng nhãn trạng thái đơn giản Bảng nhiệm vụ không cần nhiều nhãn. Quá nhiều tùy chọn có thể khiến hệ thống khó sử dụng hơn. Một bộ đơn giản có thể bao gồm: - Mới - Sẵn sàng - Đang tiến hành - Đang chờ xem xét - Hoàn thành. Những nhãn này giúp tôi biết công việc đang tiến triển ở đâu và có thể chờ đợi ở đâu. Nếu nhiều nhiệm vụ vẫn ở trạng thái "Đang chờ xem xét", bước xem xét có thể cần có lịch trình rõ ràng hoặc người đánh giá có tên. ### Bảo vệ công việc tập trung Cảnh báo liên tục khiến việc hoàn thành các nhiệm vụ cần chú ý trở nên khó khăn hơn. Tôi nhóm các tin nhắn thành các khoảng thời gian nhất định và giới hạn thông báo ở những vấn đề cần phản hồi nhanh. Tôi cũng dành những khoảng thời gian yên tĩnh để viết, lập kế hoạch, phân tích hoặc thiết kế. Một nhóm có thể đặt quy tắc giao tiếp cơ bản: - Sử dụng trò chuyện cho các câu hỏi ngắn - Sử dụng hệ thống nhiệm vụ để cập nhật công việc - Sử dụng cuộc họp để đưa ra các quyết định cần thảo luận - Ghi lại quyết định ở nơi có thể tìm thấy nhiệm vụ. Điều này giúp thông tin được kết nối với công việc thay vì để nó trong một chuỗi tin nhắn dài. ### Cùng nhóm xem lại quy trình làm việc. Quy trình làm việc phải hỗ trợ những người sử dụng nó. Tôi hỏi các thành viên trong nhóm xem họ mất thời gian ở đâu, bước nào cảm thấy không rõ ràng và họ thường cần tìm kiếm thông tin gì. Một đánh giá ngắn có thể tập trung vào ba câu hỏi: - Bước nào khiến bạn phải chờ đợi nhiều nhất? - Công việc nào được lặp lại thường xuyên nhất? - Phần nào của quá trình tạo ra nhiều câu hỏi nhất? Các câu trả lời giúp hướng dẫn sự thay đổi tiếp theo. Tôi tránh thay đổi từng bước cùng một lúc. Một cải tiến hữu ích là dễ kiểm tra, giải thích và bảo trì hơn. ### Đo lường kết quả thực tế Có thể kiểm tra quy trình làm việc bằng các biện pháp đơn giản: - Thời gian từ khi yêu cầu đến khi hoàn thành - Số lượng nhiệm vụ chờ xem xét - Chỉnh sửa nhiều lần - Chuyển giao bị thiếu - Số giờ dành cho cập nhật thủ công Những số liệu này không cần phức tạp. Ngay cả việc đếm hàng tuần cũng có thể cho biết liệu một thay đổi có hữu ích hay không. Quan điểm của tôi rất đơn giản: một quy trình làm việc tốt hơn sẽ giúp công việc dễ hiểu hơn chứ không phải thêm nhiều quy tắc hơn. Bắt đầu với một quy trình, loại bỏ một nguồn nỗ lực lặp đi lặp lại và đưa ra hành động tiếp theo rõ ràng cho mỗi nhiệm vụ. Những thay đổi nhỏ có thể giúp nhóm kiểm soát tốt hơn công việc của mình và giúp mọi người tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm, chờ đợi và lặp lại các bước tương tự. Bạn muốn tìm hiểu thêm về các xu hướng và giải pháp của ngành? Liên hệ Xu Zengliang: 1318934957@qq.com/WhatsApp +8613857442144.

1. Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (2023) Thực hành quản lý chất lượng và vật liệu xây dựng bằng thép 2. Ủy ban Tiêu chuẩn Châu Âu (2022) Eurocode 3 Thiết kế kết cấu thép 3. Viện Xây dựng Thép Hoa Kỳ (2022) Đặc điểm kỹ thuật cho nhà kết cấu thép 4. Viện Xây dựng Chartered (2021) Nâng cao năng suất và hiệu quả trong các dự án xây dựng 5. Viện Quản lý Dự án (2021) Hướng dẫn kiến thức cho cơ quan quản lý dự án 6. Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (2023) Các biện pháp thực hành được khuyến nghị cho các chương trình an toàn và sức khỏe trong xây dựng